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En lugar de dar seguimiento manualmente, enviar el siguiente paso o crear recordatorios, puedes construir un flujo de trabajo que avance las cosas de forma automática según lo que sucede en tu negocio.
Qué hacen las automatizaciones
Una automatización comienza con un evento específico, como el envío de un formulario o la recepción de un pago.
Una vez que eso sucede, la automatización sigue los pasos que configuraste. Puede enviar algo, esperar, revisar una regla o pasar al siguiente paso según lo que sea cierto.
Esto significa que puedes crear flujos como:
Cuando un lead envía un formulario → espera 1 día → envía un correo de seguimiento → crea una tarea
Esto te ayuda a mantener la consistencia sin tener que recordar cada siguiente paso por tu cuenta.
Las partes principales de una automatización
Disparador (Trigger)
Un disparador es lo que inicia la automatización.
Este es el evento que le indica al flujo de trabajo que comience.
Algunos ejemplos incluyen:
se envía un formulario
se crea un contacto
se recibe un pago
se completa un archivo
se firma un contrato
un proyecto llega a cierto punto
llega una fecha programada
Acción
Una acción es lo que hace la automatización.
Esta es la parte que realmente avanza el trabajo.
Algunos ejemplos incluyen:
enviar un correo electrónico
crear una tarea
enviar un documento
actualizar la etapa de un proyecto
enviar información a otra herramienta
Condición
Una condición le permite a la automatización verificar algo antes de continuar.
Esto ayuda a que el flujo de trabajo tome decisiones más inteligentes en lugar de tratar cada situación de la misma manera.
Por ejemplo, puede que solo quieras que el siguiente paso ocurra si:
un cliente seleccionó cierta opción
un proyecto coincide con cierto tipo
una respuesta contiene información específica
Espera (Wait)
Un paso de espera pausa la automatización antes de que ocurra el siguiente paso.
Esto es útil cuando no quieres que todo suceda de inmediato.
Por ejemplo:
esperar 1 hora
esperar 1 día
esperar 3 días
esperar 1 semana
Bucle (Loop)
Un bucle permite que una parte de la automatización se repita en un grupo de personas o elementos.
Esto es útil cuando el mismo paso necesita ocurrir más de una vez dentro del mismo flujo de trabajo.
Personaliza acciones con detalles inteligentes
Algunas acciones te permiten traer información dinámica de forma automática.
Esto significa que, en lugar de escribir el mismo mensaje estático cada vez, puedes hacer que el contenido se sienta más personal y relevante.
Por ejemplo, puedes incluir detalles como:
el nombre de un cliente
el nombre de un proyecto
el título de un documento
otros detalles conectados al flujo de trabajo
Esto ayuda a que tus automatizaciones se sientan menos robóticas y más adaptadas a la situación.
Por qué son importantes las automatizaciones
Las automatizaciones te ayudan a:
ahorrar tiempo en trabajo repetitivo
crear una experiencia más fluida para el cliente
mantenerte al tanto de los seguimientos
mantener tu proceso en movimiento
reducir que las cosas se te pasen por alto
Son especialmente útiles cuando tu negocio tiene pasos que ocurren con frecuencia y normalmente siguen el mismo patrón.
Buenos casos de uso para las automatizaciones
Las automatizaciones funcionan bien para cosas como:
dar seguimiento después de que se envía un formulario de lead
enviar el siguiente documento después de que un cliente realiza una acción
crear tareas internas cuando se alcanza un hito
recordarte trabajo sensible al tiempo
guiar un proceso de una etapa a la siguiente
Una buena forma de pensarlo
Las automatizaciones no se tratan de reemplazar tu criterio.
Se tratan de eliminar las partes repetitivas de tu flujo de trabajo para que puedas dedicar más tiempo a las partes que realmente te necesitan.