(Nota: este artículo incluye un video incrustado en la versión en inglés. Puedes mantener el mismo video o dejar el espacio para insertarlo en la versión en español.)
Descripción General
La función de Documentos de TalleFlow te permite crear, enviar y dar seguimiento a documentos comerciales importantes como facturas, contratos, propuestas, folletos y cuestionarios. Hay dos tipos principales con los que trabajarás: Plantillas de Documentos y Archivos de Documentos. Saber en qué se diferencian te ayuda a mantener tu espacio de trabajo limpio y tu flujo de trabajo eficiente.
¿Qué es una Plantilla de Documento?
Las plantillas son tus diseños de documento reutilizables y prediseñados. Actúan como el punto de partida cada vez que quieres crear un nuevo documento del mismo tipo.
Reutilizable: Las plantillas nunca se "envían" directamente a los clientes — se usan para crear nuevos archivos.
Personalizable: Configura la marca, los bloques de texto, los smart tags y la estructura una vez, y úsalos una y otra vez.
Organizada por Tipo: Puedes tener plantillas de facturas, plantillas de contratos, plantillas de propuestas, etc.
Guardada para Uso Futuro: Se encuentra en tu sección de Plantillas dentro de Documentos.
Ejemplo: Si siempre envías el mismo estilo de propuesta de proyecto, puedes guardarla como una plantilla de propuesta. La próxima vez, simplemente duplícala y completa los detalles específicos del cliente.
¿Qué es un Archivo de Documento?
Los archivos son las versiones en vivo y editables de los documentos, creadas a partir de una plantilla (o desde cero) y vinculadas a un proyecto o contacto específico.
Específico del Cliente: Los archivos contienen detalles reales del proyecto y del cliente.
Accionable: Los archivos se pueden enviar a los clientes, firmar, pagar o completar.
Con Seguimiento: Los archivos tienen estados como Borrador, Enviado, Firmado, Pagado, Vencido o Anulado.
Uso Único: Una vez que se completa un archivo, se archiva para tus registros — creas un nuevo archivo para el siguiente uso.
Ejemplo: Cuando creas una nueva factura para el "Proyecto de Boda Smith" a partir de tu plantilla de factura, esa factura ahora es un archivo con su propio número, fecha de vencimiento y enlace de pago.
Cómo Trabajan Juntos
Comienza con una Plantilla → Elige una plantilla existente o crea una nueva.
Crea un Archivo a partir de la Plantilla → Trae todo el diseño y el formato, y luego personalízalo para tu proyecto/cliente.
Envía y Da Seguimiento al Archivo → Los archivos están vinculados a proyectos, se envían a los clientes y se les da seguimiento a lo largo de su ciclo de vida.
Por Qué Importa
Las plantillas ahorran tiempo al evitar la configuración repetitiva.
Los archivos mantienen organizada la actividad específica de cada cliente.
Una separación clara mantiene limpia tu área de Documentos — las plantillas se mantienen genéricas, los archivos se mantienen específicos del proyecto.
Mejores Prácticas
Mantén tus plantillas limpias y libres de detalles específicos del cliente.
Crea plantillas para cada tipo de documento recurrente que uses.
Nombra los archivos con identificadores de proyecto y cliente para que sean fáciles de encontrar más tarde.
Archiva los archivos antiguos para mantener organizados tus documentos activos.