📁 Primeros Pasos con los Proyectos
Los proyectos te ayudan a mantenerte organizado, entregar a tiempo y tener cada detalle en un solo lugar.
(Nota: este artículo incluye un video incrustado en la versión en inglés. Puedes mantener el mismo video o dejar el espacio para insertarlo en la versión en español.)
Los proyectos son el corazón de tu flujo de trabajo en TalleFlow. Cada evento, trabajo de cliente o servicio vive dentro de un proyecto, manteniendo todas tus tareas, documentos, correos, facturas y archivos ordenadamente organizados en un solo lugar.
Esta guía te explica qué son los proyectos, cómo crearlos, y todo lo que puedes gestionar dentro de un espacio de trabajo de proyecto.
¿Qué son los Proyectos en TalleFlow?
Un proyecto es un contenedor que guarda todo lo relacionado con el trabajo de un cliente:
✔️ Detalles del cliente y comunicación ✔️ Tareas y cronograma del proyecto ✔️ Documentos (propuestas, contratos, facturas, cuestionarios, formularios) ✔️ Archivos y adjuntos ✔️ Reuniones y sincronización con Google Calendar ✔️ Pagos y gastos ✔️ Notas, colaboradores y actividad ✔️ Etapas y tipos de proyecto personalizados
Los proyectos te ayudan a:
Mantenerte organizado desde la consulta → hasta la entrega
Dar seguimiento al progreso en cada etapa
Gestionar entregables y plazos
Guardar toda la comunicación en un solo centro
Mantener a tu equipo alineado
Cómo Crear un Nuevo Proyecto
Ve a Proyectos desde la navegación del lado izquierdo.
Haz clic en + Nuevo Proyecto.
Completa los detalles de tu proyecto:
Nombre del Proyecto Hazlo específico y fácil de reconocer — "Recepción de Boda Smith".
Cliente / Contacto Elige un contacto existente o crea uno nuevo.
Tipo de Proyecto Elige entre los tipos integrados (por ejemplo, Boda, Sesión, Branding, Evento) o elige entre tus tipos de proyecto personalizados (definidos en Configuración del Negocio).
Etapa del Proyecto Asigna la etapa inicial (por ejemplo, Planificación, En Progreso, Revisión). Puedes personalizar tus etapas en Configuración del Negocio → Proyectos.
Fecha de Inicio / Fecha de Vencimiento Agrega tu cronograma y fechas clave.
Haz clic en Crear Proyecto.
Tu espacio de trabajo ahora está en vivo.
Tipos de Proyecto y Personalización
Tipos de Proyecto Integrados
TalleFlow ofrece categorías comunes de servicios creativos (por ejemplo, Boda, Sesión de Fotos, Evento). Estos tipos ayudan a mantener organizado el trabajo con tus clientes.
Tipos de Proyecto Personalizados (Configuración del Negocio)
Puedes crear tus propias categorías — perfecto para flujos de trabajo específicos como:
Evento Corporativo
Cliente de Retención
Paquete de Branding
Alquiler de Cabina
Contratación de DJ
Para crear tipos personalizados:
Configuración del Negocio → Proyectos → Tipos de Proyecto
Etapas del Proyecto y Etapas Personalizadas
Etapas Estándar
TalleFlow incluye etapas predeterminadas:
Etapa | Descripción |
Planificación | Ideas, admisión y descubrimiento |
En Progreso | Trabajo activo en curso |
Revisión | Esperando comentarios del cliente |
Completado | Trabajo entregado |
En Espera | Pausado o retrasado |
Etapas de Proyecto Personalizadas (Configuración del Negocio)
Si tu flujo de trabajo es diferente, puedes crear el tuyo propio:
Consulta
Cotizado
Reservado
Edición
Entrega
Seguimiento
Créalas en:
Configuración del Negocio → Proyectos → Etapas del Proyecto
Tus etapas personalizadas aparecerán en cada nuevo proyecto y en el panel de Proyectos.
Dentro del Panel del Proyecto
Una vez dentro de un proyecto, verás varias pestañas que te ayudan a gestionar cada detalle.
1. Descripción General
Una instantánea de alto nivel que incluye:
Nombre, tipo, etapa y estado del proyecto
Contacto asignado
Marco de tiempo y fechas
Enlaces rápidos a tareas, archivos y facturas
2. Actividad
Un cronograma completo de todo lo que sucede en el proyecto:
Envío y respuesta de correos
Documentos compartidos
Actualizaciones y ediciones
Tareas completadas
Pagos recibidos
Cargas de archivos
Notas agregadas
Excelente para ver la historia completa de un vistazo.
3. Correo
Envía y recibe correos directamente dentro del proyecto (requiere integración con Google Workspace).
Las funciones incluyen:
Conversaciones en hilo
Vinculación automática al proyecto
Adjuntar documentos y archivos
Plantillas de correo
Historial completo guardado en el proyecto
4. Tareas
Organiza tu trabajo con tareas:
Asigna tareas a ti mismo o a los miembros del equipo
Crea tareas recurrentes
Agrega fechas de vencimiento y recordatorios
Vincula tareas a contactos
Usa filtros de tareas específicos del proyecto
5. Adjuntos
Sube y guarda:
Fotos
Archivos
PDFs
Archivos de diseño
Planos
Cualquier archivo de hasta 25 MB
Esto mantiene todo ordenado y reemplaza las carpetas externas o las hojas de cálculo.
6. Documentos
Cada proyecto incluye un lugar dedicado para todos los documentos:
Propuestas
Contratos
Facturas
Cuestionarios
Formularios de contacto
Folletos
Documentos generados con IA
Documentos firmados (a través de SignWell)
Los documentos traen automáticamente los datos del proyecto y del cliente a través de smart tags.
7. Diseños
Si usas la integración con Canva, verás:
Diseños vinculados
Acceso con un clic
Capacidad de adjuntar diseños a los entregables del proyecto
8. Planos
Si has conectado tu integración con Prismm, cada proyecto incluirá una pestaña dedicada de Planos. Esto facilita mantener todos los diseños del lugar, archivos de diseño y diagramas de instalación directamente dentro del proyecto donde tu equipo los necesita.
Qué Puedes Hacer Aquí
Ver Planos Vinculados Cualquier plano que hayas conectado desde Prismm aparecerá aquí automáticamente.
Abrir Planos en Prismm Haz clic en un plano para saltar a Prismm para editar, anotar o compartir actualizaciones.
Mantener los Diseños Organizados por Proyecto Cada proyecto guarda solo sus planos relevantes, para que nada se pierda o se mezcle entre trabajos.
Configurar la Integración
Para usar la pestaña de Planos, debes conectar Prismm en la configuración de tu negocio:
Configuración del Negocio → Integraciones → Prismm → Conectar
Una vez conectado, podrás gestionar los recursos de Prismm desde la pestaña de Planos de cada proyecto.
9. Finanzas
El centro financiero del proyecto:
Facturas
Pagos recibidos
Gastos
Ganancia neta
Seguimiento de pagos (a través de Stripe)
Solo puedes enviar facturas desde un proyecto una vez que un cliente esté vinculado.
10. Detalles
Edita la configuración del proyecto en cualquier momento:
Contacto
Etapa
Tipo
Fechas
Notas
Campos personalizados (futuro)
Acciones Masivas (Próximamente)
Pronto admitiremos:
Cambios masivos de etapa
Archivado masivo
Asignación masiva de etiquetas
Exportación masiva para reportes
Consejos para el Éxito del Proyecto
★ Nombra los proyectos claramente, usando cliente + fecha ★ Usa las etapas para mover los proyectos a través de tu flujo de trabajo ★ Agrega tareas desde el principio — las tareas pequeñas previenen grandes retrasos ★ Usa etiquetas para filtrar entre muchos trabajos ★ Guarda una "plantilla inicial de proyecto" y duplícala para proyectos similares